У ході здійснення господарської діяльності, пов'язаної із вирощуванням сільськогосподарських культур, сільгоспвиробники стикаються з негативними факторами - пошкодженням (утратою) посівів (урожаю), які виникають періодично з різною інтенсивністю.

На теперішній час єдині нормативно визначені вимоги до документального оформлення таких фактів відсутні.

Однак, за результатами досвіту різних організацій, установ, відповідних фахівців сформовано рекомендації оформлення пошкодження (утрати) сільськогосподарських культур.

В першу чергу, по факту загибелі посівів сільськогосподарському підприємству необхідно отримати довідку від Херсонського обласного центру з гідрометеорології про надзвичайну ситуацію техногенного або природного характеру, внаслідок якої повністю втрачено (загинули)/пошкоджено посіви сільськогосподарських культур. Звернутись до Миколаївського обласного центру з гідрометеорології на електронну пошту та за телефонами: 
 pgdnikolaev@meteo.gov.ua, (0512) 47 22 92,  47 22 97.

1. Вказати дату / період виникнення небезпечного явища та місце розташування посівів.

Надати фото ділянок із загиблими чи пошкодженими посівами / врожаєм.

Залишити контактні дані.

Разом з агрометеорологом центру провести обстеження посівів, зафіксувати ступень їх загибелі чи пошкодження, оформити акт обстеження. Зразки заяви для фізичних та юридичних осіб додаються.

1. По-друге: по факту загибелі посівів керівник сільськогосподарського підприємства своїм наказом створює спеціальну комісію, яка має:

2. провести обстеження площ загиблих посівів;

3. зробити висновок про розмір завданої непередбачуваною подією збитків;

4. вирішити, які заходи необхідно вжити для виправлення ситуації (продовжити вирощування, підсіяти/пересіяти, знищити залишки посівів тощо).

До складу комісії по обстеженню посівів можуть входити як працівники сільгосппідприємства (агроном, (головний) бухгалтер, бригадир), так і представники страхової компанії (якщо посіви були застраховані), місцевої військової адміністрації, на території якої знаходяться відповідні землі, тощо. Також до складу комісії рекомендовано включити: землевпорядника відповідної сільської ради або сільської об’єднаної територіальної громади, місцевої військової адміністрації, представників наукових установ (організацій), які мають спеціалізацію у сфері рослинництва, що дозволить отримати фахову оцінку факту втрати, причин та можливих рекомендацій щодо подальших дій.

Залучення до складу комісії представників інших організацій, науковців, органів місцевого самоврядування (державної влади) рекомендується здійснювати за їх попередньою згодою.

Комісія створюється на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства або фізичної особи - підприємця.

У наказі зазначається персональний склад комісії, поля (площа), на яких має бути проведено обстеження, їх місце розташування (у прив'язці до адміністративних меж певного населеного пункту). Бажано - строки проведення обстеження, складання акту та подання його на затвердження керівнику господарства.

Завдання комісії: провести обстеження, зафіксувати факт загибелі (пошкодження) площ посівів (урожаю), оцінити розмір нанесеної шкоди внаслідок погодних явищ (інших непередбачуваних явищ природного походження), внести пропозиції щодо вживання заходів, спрямованих на усунення наслідків негоди, зокрема про ухвалення рішення щодо списання посівів (урожаю).

Результати роботи комісії оформлюють актом обстеження (довільної форми), який складається не менше ніж у 2-х примірниках (зразок додається). Підписують акт (кожний примірник) - голова та всі члени комісії.

Затверджує акт (кожний примірник) - керівник підприємства (або уповноважена на це особа), яким було призначено обстеження.

До акта доцільно додати фотографії поля (полів).

За результатами роботи комісія робить висновки та/або надає рекомендації.

Як приклад: при незначних пошкодженнях посівів або невеликій площі пошкодження - рекомендувати продовжити їх вирощувати для отримання врожаю; при загибелі більшої частини посівів і неможливості чи економічній недоцільності їх подальшого вирощування - поле під загиблими посівами переорати та залишити під парами (на полі у поточному сезоні нічого не висівати) або висіяти нову культуру.

Слід звернути увагу:

Акт обстеження встановлює конкретні події і в подальшому всі зафіксовані в такому акті відомості (такі як розмір площі посівів (урожаю), які постраждали внаслідок негоди, ступінь пошкодження посіву, а також ухвалені

рішення щодо подальшої їх долі) можуть слугувати підставою для формування похідних бухгалтерських документів підприємства.

Реквізити акта повинні включати такі дані: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата складання, зміст заходів, одиниці виміру (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь.

Розрахунок збитків від втрат незібраної сільськогосподарської продукції здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від                       15 лютого 2002 року № 175 «Про затвердження Методики оцінки збитків від наслідків надзвичайних ситуацій техногенного і природного характеру». Збитки від втрат незібраної сільськогосподарської продукції розраховуються на базі показників середньої врожайності основних видів сільськогосподарських культур для різних регіонів України та середнього прогнозованого рівня оптових закупівельних цін на відповідну сільськогосподарську продукцію з урахуванням нездійснених витрат, необхідних для доведення її до товарного виду, за встановлено формою (зразок додається).

1. Після оформлення всіх документів, необхідно звернутись до місцевої комісії з питань техногенно-екологічної безпеки і надзвичайних ситуацій при відповідній військовій адміністрації населеного пункту за місцем розташування земельних ділянок для складання експертного висновку про рівень надзвичайної ситуації (матеріали складаються по кожній територіальній громаді окремо).

До військової адміністрації населеного пункту для розгляду на відповідній комісії з питань техногенно-екологічної безпеки і надзвичайних ситуацій подаються:

• акт обстеження посівів сільськогосподарських культур;

• довідку Миколаївського обласного центру з гідрометеорології про надзвичайну ситуацію техногенного або природного характеру, внаслідок якої повністю втрачено (загинули)/пошкоджено посіви сільськогосподарських культур;

• розрахунок збитків, які виникли внаслідок надзвичайної ситуації техногенного або природного характеру, внаслідок якої повністю втрачено (загинули)/пошкоджено посіви сільськогосподарських культур;

• довідку про посів озимих сільськогосподарських культур за їх видами під урожай наступного року (із форми державного статистичного спостереження              № 29-сг) або про посівні площі сільськогосподарських культур за їх видами (із форми державного статистичного спостереження № 4-сг), з наданням відповідних звітів. Для фізичних осіб – підприємців – довідка про підсумки сівби під урожай поточного року за підписом фізичної особи – підприємця.

• акт на списання посівів сільськогосподарських культур (за наявності).