Роз'яснення щодо переліку нотаріальних дій та прирівняних до нотаріальних, що вчиняються посадовими особами органів місцевого самоврядування

Преамбула

Метою цього роз’яснення є ґрунтовний аналіз та уточнення переліку нотаріальних дій та прирівняних до нотаріальних дій, які можуть вчиняти посадові особи органів місцевого самоврядування відповідно до чинного законодавства України. Особливу увагу приділено нормам Закону України «Про нотаріат», підзаконним нормативно-правовим актам Міністерства юстиції України та практичним аспектам застосування цих положень у діяльності органів місцевого самоврядування. Розкриття теми спрямоване на підвищення правової обізнаності громадян, забезпечення доступності нотаріальних послуг у віддалених населених пунктах та дотримання принципів верховенства права.

І. Вступ

В умовах розвитку демократичної держави та побудови правової системи особливе значення має забезпечення громадянам рівного доступу до нотаріальних послуг. У населених пунктах сільської місцевості, де відсутні державні та приватні нотаріуси, саме посадові особи органів місцевого самоврядування відіграють ключову роль у забезпеченні прав та законних інтересів громадян. Їхня діяльність ґрунтується на положеннях Конституції України, Цивільного кодексу України, Закону України «Про нотаріат» та низки підзаконних нормативно-правових актів, що регулюють порядок вчинення нотаріальних та прирівняних до нотаріальних дій.

Розуміння правових підстав і практичних аспектів дозволяє підвищити ефективність роботи посадових осіб, забезпечити належний захист прав громадян, а також сприяти формуванню довіри до інституту нотаріату в Україні.

Посадові особи органів місцевого самоврядування, на яких за рішенням відповідного органу місцевого самоврядування покладено вчинення цих дій, можуть вчиняти лише окремі нотаріальні дії.

ІІ. Законодавче підґрунтя

• Закон України «Про нотаріат» від 02.09.1993 №3425-XII

• стаття 8 щодо нотаріальної таємниці;
• стаття 37 визначає перелік нотаріальних дій, що вчиняються посадовими особами органів місцевого самоврядування;
• стаття 40 щодо довіреностей, які прирівнювані до нотаріально посвідчених.

• Цивільний кодекс України

• стаття 245 щодо довіреностей, прирівняних до нотаріальних.

• Порядок вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 11.11.2011 № 3306/5.
• Порядок посвідчення заповітів і довіреностей, що прирівнюються до нотаріально посвідчених, затверджений постановою Кабінету Міністрів України від 15 червня 1994 року № 419.
• Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 №3253/5.

ІІІ. Перелік нотаріальних дій які вчиняють посадові особи органів місцевого самоврядування

Згідно зі статтею 37 Закону посадові особи органів місцевого самоврядування:

1) вживають заходів щодо охорони спадкового майна;

2) посвідчують заповіти (крім секретних);

3) видають дублікати посвідчених ними документів;

4) засвідчують вірність копій (фотокопій) документів і виписок з них;

5) засвідчують справжність підпису на документах;

6) видають свідоцтва про право на спадщину;

7) видають свідоцтва про право власності на частку в спільному майні подружжя в разі смерті одного з подружжя.

Проте дії, передбачені пунктами 6 і 7 частини першої цієї статті, вчиняють уповноважені посадові особи органу місцевого самоврядування, які мають вищу юридичну освіту, досвід роботи у галузі права не менше трьох років, пройшли протягом року стажування у державній нотаріальній конторі або приватного нотаріуса, завершили навчання щодо роботи з єдиними та державними реєстрами, що функціонують в системі Міністерства юстиції України, та склали іспит із спадкового права у порядку, встановленому Міністерством юстиції України.

Статтею 245 Цивільного кодексу України та статтею 40 Закону передбачено, що довіреність особи, яка проживає у населеному пункті, де немає нотаріусів, може бути посвідчена уповноваженою на це посадовою особою органу місцевого самоврядування, окрім довіреностей на право розпорядження нерухомим майном, на управління і розпорядження корпоративними правами та на користування і розпорядження транспортними засобами.

IV. Обов’язки посадових осіб органів місцевого самоврядування

Посадові особи органів місцевого самоврядування зобов’язані:

• Керуватися у своїй діяльності Конституцією України, Цивільним кодексом України, Законом України «Про нотаріат», Порядком вчинення нотаріальних дій посадовими особами органів місцевого самоврядування, Порядком посвідчення заповітів і довіреностей, що прирівнюються до нотаріально посвідчених, Правилами ведення нотаріального діловодства та іншими актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України та його територіальних органів;
• При вчиненні нотаріальних дій зберігати нотаріальну таємницю;
• Довідки про вчинені нотаріальні дії та копії документів, що зберігаються у справах органу місцевого самоврядування, видавати в порядку, передбаченому статтею 8 Закону України «Про нотаріат»;
• Сприяти фізичним та юридичним особам у здійсненні їх прав та захисті законних інтересів, роз'яснювати права і обов'язки, попереджати про наслідки вчинюваних нотаріальних дій для того, щоб юридична необізнаність не могла бути використана їм на шкоду.
• Забезпечити ведення нотаріального діловодства відповідно до Закону України «Про забезпечення функціонування української мови як державної». Якщо особа, яка звернулась за вчиненням нотаріальної дії, не знає мови, якою ведеться діловодство, тексти оформлюваних документів мають бути перекладені їй перекладачем, про що зазначається в посвідчувальному написі.

V. Обмеження у праві вчинення нотаріальних дій та прирівняних до нотаріальних дій.

Посадові особи органів місцевого самоврядування, які вчиняють нотаріальні дії, не вправі вчиняти нотаріальні дії (стаття 9 Закону України «Про нотаріат»):

• на своє ім’я і від свого імені;
• на ім’я і від імені свого чоловіка чи своєї дружини, його (її) та своїх родичів (батьків, дітей, онуків, діда, баби, братів, сестер);
• на ім’я і від імені працівників даного виконавчого комітету;
• на ім’я і від імені даного виконавчого комітету.

Нотаріальні і прирівняні до них дії, вчинені з порушенням встановлених цією статтею правил, є недійсними.

Посадові особи органів місцевого самоврядування є важливим елементом правової системи України, покликаним забезпечити громадянам доступність нотаріальних дій у віддалених населених пунктах.

Законодавець чітко врегулював перелік нотаріальних дій, що можуть ними вчинятися, а саме статтею 37 Закону України «Про нотаріат», як базовий перелік дій (пункти 1–5), так і спеціальні — для кваліфікованих осіб (пункти 6–7), визначив вимоги до кваліфікації та обмеження у здійсненні таких повноважень. Це дозволяє гарантувати законність процедур, запобігати зловживанням та захищати права й інтереси громадян. Нормами законодавства регламентовано процедуру вчинення нотаріальних дій та прирівняних до нотаріальних, а також гарантії законності та забезпечення контролю з боку Міністерства юстиції України, що сприяє правовій доступності для громадян та підтримці верховенства права на місцях.

Наявність чіткої правової регламентації створює умови для ефективної роботи посадових осіб та сприяє формуванню єдиної практики застосування законодавства на місцевому рівні.

Таким чином, діяльність посадових осіб органів місцевого самоврядування у сфері вчинення нотаріальних дій та прирівняних до нотаріальних є одним із механізмів реалізації принципу верховенства права, забезпечення правової доступності та зміцнення правової держави. Розуміння і правильне застосування відповідних норм дозволяє не лише підвищити якість надання нотаріальних послуг, а й посилити довіру суспільства до правових інститутів України.